SIM bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut, menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing
Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut, menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing
Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
· SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
· SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
· SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
Pada pembahasan sebelumnya saya telah membahas Gambaran Umum Dan Struktur Dari SIM setelah kita mengetahui gambaran dan struktur dari SIM maka pada pembahasan kali ini saya akan membahas tentang Komponen Dan Pendukung Sistem Informasi Manajemen,tujuan pembahasan ini agar kita mengetahui apa saja komponen-komponen yang diperlukan sehingga membentuk sebuah Sistem Informasi Manajemen
Komponen Sistem Informasi Manajeman
Sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik.
1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini merupaka sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan laporan yang bersifat periodik kepada para pengambil keputusan,sehingga para pengambil keputusan memiliki bahan-bahan atau informasi-informasi yang di perlukan untuk mengambil keputusan dengan benar.
c. Sistem Database
Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data yang dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas.
Sistem Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang di sebut DBMS . DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efesien.
d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
e. Manajemen Data
Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:
1. Data Akurat
2. Up to Date (Mutakhir)
3. Aman
4. Tersedia bagi pemakai (user)
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras:
Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.
Hardware memiliki komponen pokok yaitu :
· Input
· Pemrosesan (CPU)
· Penyimpanan
· Output
b. Perangkat lunak
Jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat diliat dan disentuh oleh manusia, maka software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik..
Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah.
Perangkat Lunak dibagi menjadi 3 :
* Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem 1. sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem computer
* Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan
*Aplikasi perangkat lunak yg terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi
c. DataBase
Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
Tujuan utama dari data base adalah:
1. Menghindari pengulangan data (redudansi)
2. Mencapai indepedensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam stuktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Indepedensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam table dan kamus yang terpisah secara fisik dari program.
d. Prosedur pengoperasian
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan & instruksi, terdiri dari 3 jenis prosedur
· Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
· Instruksi penyiapan data sebagai input
· Instruksi operasional
e. Personalia pengoperasian
1. Operator
2. Programmer
3. Analisa sistem
4. Personalia penyiapan data
5. Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
Kesimpulan
Untuk membentuk sebuah sistem informasi manajeman dibutuhkan komponen-komponen yang membentuk SIM diantaranya adalah Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional & Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik.
Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
· Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
· Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
· Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
· Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
· Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
· Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
· Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
· Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
· Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
· Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
· SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
· Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
· Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
· Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan. Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Tujuan umum :
· Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
· Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
· Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
· Proses transaksi
· Proses laporan
· Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
· Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
· Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
· Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
· Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
· Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
· Sebab penyimpangan
· Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
· Model perencanaan dan anggaran
· Program-program laporan penyimpangan
· Model-model analisis masalah
· Model-model keputusan
· Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
· Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
· Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
· Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
· Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
· Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
· Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
· Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
· Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
· Prospek bagi industri di daerah lain.
· Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
· Peluang bagi karya usaha baru.
· Alternatif strategi
· Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
· Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
· Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
· Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
FUNGSI ORGANISASI
Pemasaran
Marketing atau Pemasaran adalah suatu perpaduan dari aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan untuk mengetahui kebutuhan konsumen serta mengembangkan promosi, distribusi, pelayanan dan harga agar kebutuhan konsumen dapat terpuaskan dengan baik pada tingkat keuntungan tertentu.
Dengan adanya pemasaran konsumen tidak perlu lagi memenuhi kebutuhan pribadi secara sendiri-sendiri dengan melakukan pertukaran antara konsumen dengan pelaku pemasaran sehingga akan ada banyak waktu konsumen untuk kegiatan yang dikuasai atau disukai.
Fungsi-Fungsi Pemasaran :
1. Fungsi Pertukaran
Dengan pemasaran pembeli dapat membeli produk dari produsen baik dengan menukar uang dengan produk maupun pertukaran produk dengan produk (barter) untuk dipakai sendiri atau untuk dijual kembali.
2. Fungsi Distribusi Fisik
Distribusi fisik suatu produk dilakukan dengan cara mengangkut serta menyimpan produk. Produk diangkut dari produsen mendekati kebutuhan konsumen dengan banyak cara baik melalui air, darat, udara, dsb. Penyimpanan produk mengedepankan menjaga pasokan produk agar tidak kekurangan saat dibutuhkan.
3. Fungsi Perantara
Untuk menyampaikan produk dari tangan produsen ke tangan konsumen dapat dilakukan pelalui perantara pemasaran yang menghubungkan aktivitas pertukaran dengan distribusi fisik. Aktivitas fungsi perantara antara lain seperti pengurangan resiko, pembiayaan, pencarian informasi serta standarisasi / penggolongan produk.
Produksi
Secara umum fungsi produksi terkait dengan pertanggung jawaban dalam pengolahan dan pentransformasian masukan (inputs) menjadi keluaran (outputs) berupa barang atau jasa yang akan dapat memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan. Untuk melaksanakan fungsi tersebut diperlukan serangkaian kegiatan yang merupakan keterkaitan dan menyatu serta menyeluruh sebagai suatu sistem. Berbagai kegiatan yang berkaitan dengan fungsi produksi dan operasi ini dilaksanakan oleh beberapa bagian yang terdapat dalam suatu perusahaan, baik perusahaan besar maupun perusanaan-perusahaan kecil.
Empat fungsi terpenting dalam fungsi produksi dan operasi adalah:
A. Fungsi perencanaan produksi adalah kegiatan untuk merencanakan penentuan kualitas dan kuantitas barang yang akan diproduksi, merancang sistem transformasi, menjadwalkan berbagai aktivitas, serta menetapkan berbagai ukuran dan kriteria yang sangat diperlukan untuk kepentingan produksi.
B. Fungsi pengorganisasian dalam produksi, mencakup kegiatan untuk merancang struktur organisasi produksi, menyiapkan dan menetapkan kriteria bagi staf yang menjabat dalam struktur organisasi, mendelegasikan wewenang serta menetapkan pola agar tercipta keserasian kerja antar subsistem.
C. Fungsi penggerakan dalam produksi, mencakup usaha untuk memotivasi, memberi perintah, mengarahkan kegiatan produksi, mengoordinasikan tiap bagian, dan mengoptimalkan berbagai sistem transformasi.
Fungsi pengendalian dalam produksi adalah melakukan tindakan korektif terhadap pelaksanaan kegiatan produksi.
Logistik
FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK
Perencanaan
Penghapusan
Penganggaran
Pendistribusian
Penyimpanan
Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan
Pimpinan/Staf
Pengkajian Pengendalian
Persiapan Pelaksana
Sasaran
Pengawasan
Pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
* Rencana jangka panjang (Long range)
* Rencana jangka menengah (Mid range)
* Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
* Rencana Pembelian
* Rencana Rehabilitasi
* Rencana Dislokasi
* Rencana Sewa
* Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
*Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
*Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
*Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
*Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
*Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat
*Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat
* Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
* Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat
Fungsi Penganggaran
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
* Peraturan–peraturan terkait
* Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
* Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
* Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
* Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
* Proses Administrasi
* Proses penyampaian berita (data-data informasi)
* Proses pengeluaran fisik barang
* Proses angkutan
* Proses pembongkaran dan pemuatan
* Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:
· Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
· Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain
· Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
· Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
· Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
· Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
· Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain
· Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
· Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan
· Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
* Struktur organisasi yang baik
* Sistem informasi yang memadai
* Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
* Pendidikan dan pelatihan
* Anggaran yang cukup memadai
Personalia
Kegiatan manajemen personalia :
· perencanaan
· koordinasi dan pengendalian penggunaan sumberdaya manusia
Sistem informasi dalam manajemen personalia adalah :
· pengolahan data tentang karyawan : rekruitment, pelatihan dan kompensasi
· bertanggungjawab terhadap pengelolaan berbagai fungsi staff personalia
Fungsi manajemen personalia merupakan fungsi yang paling terdesentralisasi dibanding fungsi manajemen lainnya, karena dalam organisasi personalia setiap pimpinan unit organisasi pada dasarnya selalu melaksanakan fungsi manajemen personalia terhadap karyawan yang dibawah tanggungjawabnya.
Kedudukan dalam struktur organisasi perusahaan bervariasi. Eksekutif personalia dibeberapa perusahaan memiliki status direktur/ manajer artinya sama dengan direktur/ manajer pemasaran, produksi, keuangan dan lain-lain. Dibeberapa perusahaan lain mungkin mempunyai posisi dibawah direktur/ manajer sehingga harus bertanggungjawab pada manajer tersebut.
Jenis/ bentuk :
· Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif puncak personalia :
· Informasi kuantitatif → informasi tentang jumlah karyawan yang terinci menurut golongan ketrampilan dan pengalaman perkembangan jam kerja yang jalani efisiensi tenaga kerja, tingkat kecelakaan kerja, absensi, perputaran tenaga kerja, kebutuhan tenaga kerja dari masing dtng, dan lain-lain.
· Informasi kualitatif → berupa moral karyawan (catatan baik buruk, , suka demo, absen, kedisiplinan) motivasi prestasi kerja, loyalitas.
Keuangan&Akuntansi
Sistem informasi akuntansi umumnya menyajikan banyak informasi yang berkaitan dengan personalia. Informasi yang paling penting adalah informasi tentang gaji dan upah, karen menentukan harga pokok penjualan, khususnya gaji dan upah karyawan produksi. Dua input penting dalam menyusun informasi gaji dan upah:
Kartu jam kerja pabrik
Adalah kartu yang digunakan untuk mencata distribusi jam kerja yang dijalani oleh masing-masing karyawn pabrik. Kartu ini digunakanuntuk menilai kinerja karywan serta untuk menyusun laporan biaya dan upah pabrik.
Kartu absensi karyawan
Adalah kartu yang digunakan untuk masing-masing karyawan guna mencatat saat masuk dan keluar dari tempat kerja, pencatatan kartu dilakukan dengan mesin atau jam absensi (time clokc).
FUNGSI PENGOLAHAN
FUNGSI PENGOLAHAN
· Pengolahan Transaksi
· Memelihara File Master
· Menghasilkan Laporan
· Pengolahan Pertanyaan
· PengolahanInteraktifyang Mendukung Aplikasi
